使用「英文书信」与合作对象、部门同事交流往来的机会逐渐增加，拥有流畅的英文书信撰写能力，就成了现今职场上人人瞩目的加分实力，商用英文写信格式其实并没有想像中的复杂，了解外国人看email的习惯、掌握商用英文信件写法，不仅职场上可以运用，也有可能成为部分英文考试的考题，我们就来学习一下如何写英文email吧！

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撰写商业英文书信基本原则

在撰写英文书信时，除了开头问候、结尾祝福之外，要记得注意信件礼节，如：清楚分段、旨意明确、大小写并用等等，做好细节，不仅能让收件者快速理解重点，还能帮助我们建立良好印象，透过文字传达我们的专业感。
只要把握正确的语意氛围、注意礼貌和文句细节，我们就可以透过信件，精准传达想法和情感，不论是在跨国贸易或外商公司中，都能用英文书信替合作关系加分！以下就来看怎么把握英文书信的重点:

【英文写信格式】英文信件email/商业英文书信的范例开场白

英文信件中，第一句话就像中文信件中的抬头一般，会给人家最直接的感受。 而在英文书信中，好的开头问候能帮助我们展现专业感的细节重点，虽然没有中文信件这般复杂，不过仍有许多不同用法，现在就来介绍英文信件开头的几种写法。
英文书信可以分为纸本的「商业信函」及电子的「商业email」，在内容氛围上，商业email相对轻松一些，如：同事协作、组员交流等等，而商业信函的内容通常较正式，如：行政公告、合约讨论等等，所以在撰写上大多比较严谨。 因此，我们在拟定英文书信开头时，可以根据性质与对象，使用不同的问候语，以下提供两组词语常使用的开头问候，给大家作为参考范例。

【 万用的商业英文信件email开场白】

Dear
无论是商用英文信件还是私人英文信件，要寄给老板、客户、同事、朋友或任何人，几乎适用于所有状况。

【正式的商业英文信件email开场白】

Dear／To whom it may concern
在现代是被认为较老派、严肃的招呼语，但在商业书信中仍经常使用，例如初次联系或正式商谈等等，另外，若想再严谨、正式一些，也可以在Dear之后，加上Mr.／Mrs.／Ms.／Miss.或全名称呼，加强表示态度。

Dear Sir or Madam,
当你不知道对方姓名时使用。

To whom it may concern,
这种用法更正式一点，多数用于公事上。

【稍微轻松的商业英文信件email开场白】

由于Hi、Hello两者情境较为轻松，因此大多使用在商业email上，后面可直接加上收信者名字，若想保留一些正式感，则可加上职称来辅助，除此之外，如果与对方很熟，也可以使用Good morning来当开头招呼语

Good morning/Good afternoon/Good evening
问候语的开头较不正式，给对方感觉会像是为了增进双方感情。

Hi/Hello
同问候语开头，较不正式，适合用在与熟人、朋友等信件当中。

【英文信件范例】英文信件email/商业英文书信的范例

不管是直接开口沟通还是信件上，称谓都是外国人在乎的要点之一。

Mr.
Mister的简称，通常使用在男性，无论已婚、未婚皆可使用。
Mrs./Ms./Miss
前者为Mistress的简称，用在已婚的女性上。Ms.用在未知对方婚姻状态时，而最后的Miss则使用在未婚女性。

Dr. Chen, Ph.D.
Doctor的简称，这边的Doctor并非医院的医生，而是针对博士学位的尊称。当然亦可用在医生上，通常会再加入一个后缀
例如：Ph.D.，解释为Doctor of Philosophy（学者）。M.D.，解释为Doctor of Medicine(药物的专家)。

英文流利，让我在职场上如鱼得水！

【英文信件范例】英文信件email/商业英文书信的范例结尾

结尾与开头可说是一样重要，既然已经有了一个好的开头，那怎么能缺少一个好的结尾呢？在英文书信中，结尾祝福语的概念与中文的「敬上」、「谨致」概念相似，和开头问候语一样，会根据不同的对象与性质，分为轻松与正式这两种语气。下面就来介绍商用英文信件的结尾用法。

【正式结尾方式】

Cordially, /Sincerely,/ Yours truly, /Regards, /Respectfully yours,
以上用于商务英文信件中结尾祝福词，给人的感觉通常较严谨、尊敬，因此，可以使用在商业信函中，或是对长辈、主管的商业email中。

【非正式结尾方式】

Best, /Love, /Cheers, /Peace, /Take care,
现在偏好以Cheers来做为结语，会让人有正向积极、轻松自在的感觉，如Peace、Take care等也是较为轻松的语境，因此，大多会用在给同事、晚辈，或者较为熟识的合作伙伴的商业email中。

【例句教学】

I am writing with reference to/regarding…
这封信是关于…

I am writing to inform you…
这封信是要告知/通知你…

I am writing to inquire about…
这封信是要询问/了解关于…

【英文信件范例】内容需要够具体

商用英文的信件里，内容精简有力就是最好的表达！想像自己是个收件人，如果对方写得很饶口、制式或很没有重点，一定看得很累？直接表达重点就是最好的方式，像是时间、地点、相关的人事物，都要表达清楚。

【例句教学】

Please send a copy of last year's contract with XXX company and this year's proposal to my office, before 6 p.m. Friday.
请将与上次与XXX公司的合约与今年的提案，在周五六点前送至我的办公室。

投资自己，增加我的职场竞争力！

【英文信件范例】常见的商业书信email的英文缩写

Q&A：Questions and answers 发问与答复
Fwd / Fw：Forward 转寄
CC：Carbon copy 副本
ASAP：As soon as possible 越快越好
FYI：For your information 供你参考；顺道一提
etc.：et cetera … 等等

【英文信件范例】英文Email、商业英文书信必学的20个句型

If you wish, we would be happy to…
如果你希望,我们很乐意…

Please let me know if there's anything I can do to help.
请让我知道任何我可以帮得上忙的地方

If there's anything else I can do for you on this matter, please feel free to contact me at any time.
对于这件事，如果还有任何我能帮得上忙的地方，请不要客气，随时与我联络。

If you want additional suggestions on this, please let us know and we can try to see if this is possible.
如果关于此事你需要额外的建议，请让我们知道，我们会尝试看看是否可能…

May we remind you that…
我们想要提醒您…

I am enclosing…
我附上…

Please find enclosed…
请查阅附件…

Attached here is…
附件是关于…

Attached please find the most up-to-date information on…
附上关于XX的最新资料…

If you have any further questions, feel free to contact me.
如果你有任何问题，请不要客气与我联络

Looking forward to seeing you soon.
期待很快能见到你。

Hope this is clear and we are happy to discuss this further if necessary.
希望上述说明很清楚，如有必要，我们很乐意再进一步讨论。

I look forward to receiving your reply soon.
我期待很快能收到你的回复。

I'll keep you posted.
我会与你保持联络。

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任何评价或建议，请拨打02-1234567联络Mr.XXX。

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我想就…道歉…

I apologize for the delay in…
对于XXX的耽搁，我很抱歉…

We are sorry for any inconvenience caused.
造成任何不便，我们感到抱歉。

I'm really sorry about this.
关于这件事，我真的很抱歉。

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