怎么写英文会议记录？格式、用语、以及实用建议

✔ 会议记录&纪录者

会议纪录Meeting Minutes / Minutes

撰写会议记录take/keep Meeting Minutes

会议记录者 Minute Taker

✔ 会议日期与时间Date and Time

✔ 会议类型Meeting Type

通常会议的类型会在会议名称时就提到，主要是提醒与会者本次会议的主要功能、以及提供阅读会议纪录的人对会议的重点有最初步的认知，常见的像是：

例行会议---日会Daily Meeting/Morning Briefing
周会Weekly Meeting / Weekly Review
年度会议Annual Meeting / Year-End Meeting等。

功能型会议---专案会议Project Meeting
策略会议Strategy Meeting
部门会议Department Meeting / Internal Meeting等。

✔ 实体会议地点或线上平台Location/Platform

通常实体会议会在会议室举行，像是meeting room或conference room；线上平台则是像Zoom或Teams，再附上会议ID即可。

✔ 主持人或组织者的名字Meeting Organizer

✔ 与会者Participants

出席人员Attendees
未能出席的成员Apologies/Absentees

议程也就是会议的主轴，想是主要需要讨论的问题、需要布达的事项或分工的项目，又或者是进度的报告或执行的状况，因此可以针对各项议程所应对的内容做逐项的纪录和整理。

✔ 讨论内容 Discussion Points

讨论就代表著数个议题需要大家集思广益，如果会议中有待讨论或值得留意的重点，就可以扼要地记录下来，因此有可能包含几个要素：

Key Topics Discussed 每个议题的摘要或详细内容。
Comments and Inputs 成员的意见和建议。
Challenges or Issues Raised 提出的问题或挑战。

✔ 决策与行动项目 Decisions and Action Items

会议最主要的功能就是取得团队的共识和共同执行的方向，因此将问题提出来讨论、集思广益后达成共识，接下来要共同完成的目标和各项任务的执行方式及其分配，就是纪录中不可遗漏的重点内容：

Decisions Made 会议中达成的决策。
Assigned Tasks 明确分配的任务（包括负责人和完成期限）。
Deadlines 明确的行动项目截止日期。

会议进行中所临时提出的议案或建议，通常是没有包含在事先规划好的议程中的。有些是针对原本在讨论的议题所提出的紧急事项、有些则是突发状况或未能在会议前预测的问题，需要额外提出来做讨论的项目。

✔ Highlights: 会议中的主要成果和结论

由于会议的流程有时是很繁杂甚至分工很细琐，因此有经验的会议主持人通常会于会议的最后，将本次会议的主题和结论做一个总结，以提醒、同时确认与会的大家，会后将是在同一个基准上开始分头进行，纪录则是作为一个纸本的证明，并让未能参与会议的人，可以透过记录很明确的收到同样的讯息。

✔ Follow-up Plan: 下次会议的计划或需进一步讨论的议题

如果当下有些议题是未能妥善得到解决方案、或是需要视进度再做调整的，这时就会需要在当次会议时，就将下次开会的资讯确定下来：

• Date and Time 预定的下次会议时间。
• Location/Platform 下次会议的地点或平台。

• Discuss讨论
• Review回顾、检讨
• Explore探讨

i.e. Discuss new marketing campaigns for the upcoming weekend sale.
例：讨论即将到来的周末促销活动的行销计划。

i.e. Review pending customer orders and delivery schedules.
例：检讨未完成的客户订单与交货进度。

• Propose提议
• Recommend建议
• Suggest建议
• Request请求

i.e. The operations team recommended partnering with a new catering service to expand menu options for clients.
例：营运团队建议与一家新的餐饮服务商合作，以拓展客户的菜单选择。

• Decide决定
• Approve批准
• Agree同意
• Reject否决
• Reach consensus on…达成共识

i.e. The team decided to extend the weekend sale by two additional days to boost sales.
例：团队决定将周末促销活动延长两天，以提升销售业绩。

i.e. All participants agreed to implement the new customer follow-up process starting next week.
例：所有与会者一致同意从下周开始实施新的客户跟进流程。

• Assign指派
• Allocate分配
• Appoint任命、指派
• Prioritize优先处理
• Postpone延后

i.e. Assign responsibility for follow-up on overdue deliveries.
例：指派责任人跟进逾期交货事宜。

会议记录是连接会议决策与实际执行的重要桥梁，好的会议纪录能为与会者和未参与者提供清晰的参考资料；可以做为日后检视决策依据和追踪工作进度的重要文件。因此纪录者一定要会抓重点以外，再利用系统性的条列整理，才能发挥会议纪录的功能。

过度详细、内容冗长----(X)

i.e. The marketing team suggested creating a targeted social media campaign to highlight the benefits of the company's destination wedding packages. They believe this will attract more clients interested in unique wedding experiences abroad.
例：行销团队建议可以制作针对社群媒体的活动，著重宣传公司海外婚礼包套的优势。他们认为这样能吸引更多有意在国外举行婚礼的客户。

简单扼要---(O)

i.e. The marketing team proposed a social media campaign to promote destination wedding packages.
例：行销团队提议推出社群媒体活动以推广海外婚礼包套。

在某些状况下，会议记录是可以作为一项证明文件，证明某些决策或讨论已经获得与会者的同意的，因此使用统一、标准化的格式，可以增加日后查找资料的效率，避免遗漏或是误解。