一、英文书信怎么写？教你一次学会商用英文信件写法！

我们在学生时期都曾学过英文作文的写作方法，却不见得清楚商用英文书信格式怎么写。一封诉求清楚明确的英文书信，无论是用在申请海外学校的自我推荐函、海外求职信，还是对海外客户与外商公司的往来都很重要，它不仅代表著你的外语程度，更是沟通能力的体现方式之一。

一封标准的英文书信格式，其架构原则上都应包含 4 个重点：

  1. 信件主旨（Subject）

  2. 开头称谓／开头问候（Salutation／Greeting）

  3. 信件主内容（Content）

  4. 信件结尾与署名（Closing & Signature）

接下来，一起来看看这 4 大重点要怎么写吧！

（一）英文信件主旨（Subject）

英文信件主旨是收信者最先看到的内容，因此务必要让对方一眼就能知道这封信件的最主要目的是什么。有些人容易误把信件主旨当成内文在写，这是非常出局的写法！

好的英文信件主旨必掌握的 4 大写法／规则有：

  1. 避免与信件内容不相关的主旨

  2. 用字越精简越好

  3. 以一句话概括来信目的，通常惯写为「名词形式」

  4. 开头仍需要大写

举例而言，"I want to ask about⋯" 就稍嫌冗长，不妨选择这样写：

● "A question about⋯"：「关于 ××× 的问题⋯⋯」

● "Request for a⋯／Requesting X about⋯"：「一个 ××× 的请求」

● "An event about⋯on July 8."：「关于 7 月 8 日的 ××× 活动⋯⋯」

（二）英文书信开头问候（Salutation／Greeting）

英文写信开头包含英文书信的开头问候与收信者的称谓。依照收信对象的亲疏远近与寄信目的的不同，英文书信开头问候的写法也会因此有区隔。正式、商业用途的英文信件在这部分需要特别注意，不能太过随意，以免拉近关系不成，反而显得唐突又失礼。

📌常见开头问候语

● "Dear⋯,"：「致⋯⋯」
这里的 Dear 并非是我们字面上理解的「亲爱的」之意，而是「致某某⋯⋯」，是既能表达亲切又不失礼貌的正式问候语！适用于长官、客户、长辈等英文书信沟通情境。

● "Hi⋯,"：「嗨，⋯⋯」

● "Hello⋯,"：「哈啰，⋯⋯」
Hi 与 Hello 适用于同侪、平辈、朋友等较熟悉、亲切的对象，是较为日常、轻松的英文书信沟通问候，对于商业往来对象来说，这个问候语气可能略显不正式，在使用上要多注意。

● "Good morning／afternoon⋯,"：「早安／午安，⋯⋯」
用早、晚问候来表示亲切，是可以当作问候语的，但也不是很正式的用法，同样适用于辈分相近、较熟悉的对象。

📌常见称谓

常见称谓的注意事项：

● Miss 不是缩写，后面不需要加上缩写点。
● Sir 与 Madam 现在已经很少使用，此 2 种称谓给人太过僵化的感觉。

称谓

使用对象

范例

Mr. ( Mister )

男性

Hello Mr. Ken, ⋯

Ms.

女性（统称）

Hello Ms. Barbie, ⋯

Miss

未婚女性

Hi Miss Zendaya, ⋯

Mrs. ( Mistress )

已婚女性

Hi Mrs. Catherine Blanchett, ⋯

Dr.
Prof.

医生／博士
教授

Dear Dr. Chen, ⋯
Dear Prof. Jully, ⋯

Sir
Madam

先生（敬称）
女士（敬称）

Dear Sir, ⋯
Dear Madam, ⋯
 

（三）英文书信内容（Content）

英文书信的正式内容通常包含 4 大部分，可依照写信情况做弹性调整，但原则上以下 4 大内容缺一不可：

  1. 自我介绍

  2. 表明写信目的／需求

  3. 简述来信缘由／背景

  4. 希望对方的后续回应／规划／行动

如果书信内容真的很长，建议可以适度调整为列点或标号的方式书写，或以粗体字及颜色标示来提醒信件的重点处。

📌自我介绍

自我介绍除了提到姓名之外，可以简述与收信人之间的关系是什么。

● "My name is⋯. I am a student in your class."：「我叫做 ×××，是您课堂上的学生。」
● "I am⋯. We live in the same apartment complex."：「我是 ×××，我们住在同个社区里。」

📌表明写信目的／需求

表明写信目的／需求应该使用委婉的起始句，例如使用 would like to＋原形动词，避免直接使用带有命令语气的 want。

● "I would like to⋯"：「我想要⋯⋯。」（委婉表示目的的句型）
● "We are writing this email to make sure⋯"：「我们写信来是为了跟您确认⋯⋯。」

📌简述来信缘由／背景

来信缘由（背景）或其它有关内容，应该以篇幅简短、好理解为撰写方向，不宜像写作文一样，让对方能够在短时间内越快理解越好！

● "I would like to⋯, because⋯"：「我想要⋯⋯，是因为⋯⋯。」

⚠️更完整的范例详见本篇文章下个段落！

📌希望对方的后续回应／规划／行动

后续规划／行动是指此处可以总结信件内容，再次阐明并告诉收信人你希望得到对方什么回复和行动。

●"I would be grateful if⋯"：「如果您能⋯⋯的话，非常感激不尽。」
●"Please let us know if⋯"：「如果可以⋯⋯的话，请让我们知道。」
●"If you have some free time, would you be able to meet me on⋯"：「如果您有时间的话，能否在⋯⋯的时候（时间）与我碰面？」

（四）英文书信结尾与署名（Closing & Signature）

一般来说，好的英文书信结尾范例应该要包含以下 2 者，才是不失礼节的作法。此外，结尾署名也可以让对方再次确认回信时要如何称呼你。

  1. 英文书信结尾用语
  2. 英文信件结尾署名

📌结尾用语

✅较正式：

● "Sincerely, ⋯"：「诚挚地（问候）⋯⋯。」
● "Thank you, ⋯"：「感谢您⋯⋯。」
● "Regards, ⋯"：「问候您⋯⋯。」
● "Best regards, ⋯"：「最好的问候⋯⋯。」
● "Yours truly, ⋯"：「您诚挚的⋯⋯。」
● "Respectfully yours, ⋯"：「（某人）敬上。」

✅较随意：

● "Best, ⋯"：「祝好！」
● "Best wishes, ⋯"：「最好的祝福／一切顺心！」
● "Take care, ⋯"：「保重！」
● "Peace, ⋯"：「一切安好！」
● "Warmly, ⋯"：「热情友好地（问候）⋯⋯。」
● "Cheers, ⋯"：「祝你开心！」

📌结尾署名

重述自己在信件开头自我介绍的姓名即可。

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二、英文书信范例：英文 Email 与纸本书信这样写！

（一）英文商业用 Email 范例

【信件主旨】

Inquiring about products
有关产品的咨询

 

【开头称谓／开头问候】

Dear Manager Daniel,
It's a great pleasure to reach out to you on behalf of my company.

 

致 Daniel 经理，
能够代表我的公司与您联系，我感到非常荣幸。

 

【信件主内容】

I am Luby Liu, the marketing strategist at XXX company. I am sending you the quotation and further information about the products you are interested in. Please take a look!

If you have any questions, or if you need any further assistance from us, please do not hesitate to contact me. My phone number is: **********!

 

我是 ××× 公司的行销策略专员，今天给您发送了您感兴趣的产品报价和其相关介绍，再请您查收！

如果您有任何疑问，或者需要我们进一步协助，请随时与我联系。我的电话号码是：**********！

 

【信件结尾与署名】

Sincerely,
Luby Liu

诚挚地问候，
Luby Liu

 

（二）英文日常用 Email 范例

【信件主旨】

Class reunion in April

四月份的同学会

 

【开头称谓／开头问候】

Hi Lucy,

嗨，Lucy！

 

【信件主内容】

I'm Luby Liu, one of your classmates from the fifth grade in elementary school. We were often in the same group in biology classes. Do you still remember me?

I'm writing to ask if you're interested in attending our class reunion.

We would like to organize the reunion because we heard that our old elementary school building is going to be demolished. Many of us who heard this news felt sentimental about it, so we would like to take a stroll around the school area before it's demolished and have a meal together.

We're planning to hold the event in April. If you're willing to attend, please reply by Friday and let me know which weekends in April you are available.

 

我是 Luby Liu，你小学五年级的同学，以前在生物课上我们经常被分在一组。你还记得我吗？

我写信来是想问你：你有没有兴趣参加我们的同学会呢？

我们决定举办这次聚会的原因，是因为听说旧的小学校舍将要被拆除了。许多听到这个消息的同学都觉得百感交集，所以我们决定在校舍被拆除之前，回到校园一带散散步，并一起聚个餐。

我们计划在四月举行这个活动。如果你有意愿参加，请在星期五之前回复我，让我知道你四月份的哪些周末是有空的。

 

【信件结尾与署名】

Best regards,
Luby Liu

最好的问候／祝福，
Luby Liu

 

（三）商用英文书信范例补充：纸本书信怎么写？

📌纸本书信架构

英文纸本书信的内容与 Email 写法大致一样，只要掌握以下 3 个部分，就可以写出一封内容完整的书信：

  1. 开头称谓／开头问候（Salutation／Greeting）

  2. 信件主内容（Content）

  3. 信件结尾与署名（Closing & Signature）

📌纸本信封封面

书信封面位址

内容

信封左上角

寄件人姓名
寄件人地址

信封右上角

邮票

信封正中央

收件人姓名
收件人地址
 

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